养老机构被拖欠费用几乎成为常态，在管理过中让老年人养成了拖欠费用的习惯。费用被拖欠一方面给养老机构的现金流动性造成不利影响，另一方面被拖欠时间越长越难以催收，形成死账坏账的风险增加。养老机构规范收费有利于维护老年人和养老机构经营者的合法权益，提高养老服务有效供给和服务水平。
盘点历年诉讼案例，老年人拖欠养老机构服务费用引发的诉讼案件较多，占养老机构涉诉案件的比例在10%以上。本文梳理了费用拖欠的常见原因，并提出了应对措施，供养老机构经营者参考。
一、老年人及代理人、监护人拖欠费用常见原因及其对策
1、在服务合同中对付款义务人、保证人约定不明确
养老机构与老年人及其代理人、监护人签订《养老服务合同》时，通常会确定合同付款义务人和保证人。但我们发现在一些诉讼案件中付款义务人、保证人未进行约定，或者约定的付款保证人不具备偿付费用的经济能力，造成各方推诿，长期拖欠养老机构费用。
针对此种情形，养老机构可以做好事前规避，可以采取以下应对方式：
（1）在养老服务合同或其他合同附件中明确付款义务人、保证人，由付款义务人、保证人现场填写本人身份信息（应与身份证、户口本一致）。而且要尽可能要求多位亲属、朋友担任保证人，由其在保证人处签字确认。养老机构提起诉讼时，可将付款义务人和全部连带保证人一并列为被告，更便于追偿。
（2）约定付款义务人、保证人发生丧失偿付能力、无法取得联系等情形的处理办法，例如由老年人在限期内重新确定保证人，且逾期不能确定的，养老机构有权解除合同。
2、收费标准或项目不明确
养老机构应按规定设置收费项目并公示收费标准，于合同签订前将收费标准、项目告知老年人、保证人，并在合同中载明或作为合同附件，由老年人、保证人签字确认，避免双方对收费标准、项目产生争议。老年人护理等级及服务内容发生变化的，应对新的收费标准予以确认。
实践中，有些养老机构仅在合同中载明老人护理等级，该护理等级对应的服务项目、收费标准未在合同或附件中体现，也未采用其他方式向老年人、保证人送达，养老机构无法证明双方已就收费达成合意。在诉讼过程中，法院需结合付费记录等相关证据加以认定，导致法院判决结果可能与实际收费不一致，造成养老机构不必要的损失。
3、调整收费标准未履行告知、书面确认程序
养老机构根据物价水平、经营状况可能会调整收费标准。在调整收费过程中，与老年人协商达成一致的，应签订相应的确认文件。若付款义务人、担保人仍按原标准付费，养老机构接受该付费，在合理期限内又未提出异议的，可能被法院认定为养老机构同意执行原收费标准。
4、付款义务人、担保人与养老机构存在其他纠纷
较为常见的是老年人在养老机构内发生伤亡事故，双方对责任承担、赔偿问题存在争议，付款义务人、保证人因此拒绝付费。针对此种情形，养老机构需耐心与之沟通，解释按养老服务合同付费和伤害事故责任承担不属于同一法律关系，拖欠费用构成违约的，养老机构有权解除合同。确有必要的，可通过调解或诉讼方式向付款义务人、保证人追偿。
此外，养老机构可在合同中事先约定，付款义务人、保证人长期拖欠费用的，应向养老机构支付违约金，以弥补养老机构的利息损失，违约金可按不超过年化利息24%确定，违约金过高的人民法院依法不予支持。
二、养老机构遭遇欠费的处理程序
根据《民法总则》，权利人在知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起，三年内可向人民法院请求保护民事权利，超出三年的，义务人可以超过诉讼时效为由提出不履行义务的抗辩。故养老机构在遭遇欠费后，应及时处理、积极主张权利，避免长期拖延，甚至延误诉讼时效。
1、养老机构可通过合同载明的联系方式向付款义务人、保证人进行电话催收，并将通话过程进行录音，证明养老机构已积极向付款义务人主张权利。电话录音应保存在原始设备中，不可剪辑、转录、转存，否则影响证据真实性。
2、电话催收仍无效时，养老机构可按照合同载明的联系地址向付款义务人、保证人发送催收函件，也可以委托律师发送律师函，载明欠费时间、金额明细、宽限期，确有必要的，还可载明逾期不付费养老机构将单方解除合同、提起诉讼等。
寄送函件建议采用EMS方式，注意需在面单上载明致函原因、主要内容，寄出后跟踪物流状态、及时向邮政工作人员索取送达返单，或在邮政官方网站打印物流信息后前往邮政网点加盖邮政印章。
如此处理可以证明养老机构已向付款义务人主张权利，在法律上可以引发诉讼时效中断，诉讼时效重新开始计算。
3、如发函仍未达到催收效果的，养老机构应及时向人民法院提起服务合同纠纷之诉，通过司法机关判决付款义务人、保证人履行合同义务。养老机构提交证据需包括养老服务合同、收费标准、欠费金额及明细、催收证据等。
打铁还需自身硬，养老机构多措并举，规范自身运营管理，以减少拖欠费用情形发生。若发生费用拖欠情形，应及时处理，不宜拖延。就我们律师的经验来看，费用越拖欠越难以催收。所以从长远计，建议养老机构制定费用催收的程序规定，并严格执行，作为一项日常工作加以考核。
